PERSONVERNPOLICY

DITT PERSONVERN VÅRT ANSVAR. 

(sist oppdatert 26.06.2018)

Formålet med personopplysningsloven er blant annet å beskytte den enkeltes personvern. Folla Techs personvernpolicy skal, i likhet med loven, bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Folla Tech AS, Folla Tech Sverige AB og Folla Tech Vestby AS (heretter Folla Tech) behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med bruk av vår hjemmeside, www.follatech.com, og de sosiale mediekanalene våre.

Personvern er viktig i Folla Techs leveranser og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og beskyttes, og hvilke rettigheter du har dersom personvernopplysninger om deg er registrert hos oss.

 

Behandlingsansvarlig

Den behandlingsansvarlige for personopplysningene er Folla Tech AS, Folla Tech Vestby AS og Folla Tech Motala AB. Det betyr at det er administrerende leder, som er øverste ansvarlige for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hver enkelt punkt.

 

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er den enkeltes samtykke (jf. Lov om behandling av personopplysninger § 8, og jf. Artikkel 6 § 1) i den nye personvernforordningen av 25. mai 2015) eller ved at det er fastsatt i lov og at behandlingen er nødvending, med mindre annet er spesifisert.

Folla Tech behandler opplysninger om ansatte med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i personopplysningslovens:

 

  • § 8 ved at det er fastsatt i lov (arbeidslivslovgivningen, samt lønns- og ligningsopplysninger).

  • § 8 ved at det innhentes samtykke fra den ansatte.

  • § 8 a) for å oppfylle avtale med den registrerte

  • § 8 b) for å ivareta rettslig forpliktelse

  • § 8 f) for å ivareta berettigede interesser

  • § 9 f) for å ivareta arbeidsrettslige plikter og rettigheter

​​

Folla Tech behandler opplysninger om kunder og leverandører med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i personopplysningslovens:

  • § 8 a) for å oppfylle avtale med den registrerte (nødvendige administrasjon av kundeforholdet).

  • § 8 ved at det innhentes samtykke

  • § 8 ved at det er fastsatt i lov (regnskapsopplysninger som inkluderer kundeopplysninger)

 

Hvilke opplysninger registreres om deg?

Kunde- og leverandøropplysninger - kontaktopplysninger

Folla Tech behandler personopplysninger for å kommunisere med kunder og leverandører. Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon om kunder og leverandører, med navn på kontaktperson og kontaktopplysninger som telefonnummer og e-postadresse.

Opplysningene hentes i noen tilfeller inn fra offentlig tilgjengelige kilder eller fra samarbeidspartnere (for eksempel Posten eller bedrifters websider). Personopplysningene lagres i en egen database og slettes etter avslutning av kundeforholdet med en frist på fem år.

Personopplysninger om kunder og leverandører kan bli delt innenfor Folla Techs kontorer.

 

Behandling av personopplysninger som ledd i personaladministrasjon

Folla Tech behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personansvar. Personopplysninger som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia (knyttet til ansattes stillingsinstruks/utdanning og tilrettelegging av ansattes arbeid) og lønnsopplysninger (fødselsnummer, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet, pensjon, lønnsnivå, sertifikater). Det er personalansvarlig som har det daglige ansvaret for dette. Personopplysninger tilknyttet personalet blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt i Folla Tech, og slettes etter vedkommende har sluttet i organisasjonen med frist innen 1,5 år.

Folla Tech har som hovedregel å be om samtykke før offentlig bruk av bilder hvor de ansatte kan bli identifisert og er benyttet som hovedmotiv. Formålet for fotografering er dokumentasjon av arbeid, til intranett og ved enkelte tilfeller til markedsføring. Ved situasjonsbilder, hvor det ikke hovedfokus på ansatte eller de ikke blir identifisert, kan det bli publisert uten forespørsel på enkelte tilfeller.

Det registreres også opplysninger tilknyttet tilgangsstyring i IKT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv.

Ved registrering av jobbsøkere til Folla Tech samles det inn personopplysninger. Dette kan være CV, søknad, utdanningsdetaljer og andre relevante dokumenter i forbindelse med dette. Disse opplysningene behandles i forbindelse med rekruttering. Personopplysninger om søkere til Folla Tech blir slettet senest etter ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos Folla Tech, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker at opplysningene oppbevares lengre. Alle jobbsøkere kan få opplysningene slettet om de ber om det.

 

Behandling av personopplysninger i forbindelse med markedsføring

Organisasjonen behandler personopplysninger i markedsføringsøyemed. Disse personopplysningene kan bli utvekslet innad Folla Techs kontorer, men vil ikke bli utlevert til andre virksomheter uten tillatelse fra vedkommende ved hver enkelt tilfelle.

 

Behandling av personopplysninger i forbindelse med webside og sosiale medier

Ansvarlig for digitale kanaler har det daglige ansvaret for Folla Techs behandlinger av personopplysninger som kommer fra organisasjonens webside (follatech.com, follatech.se, follatech.no) og sosiale medier.

Det er frivillig for de besøkende å oppgi personopplysninger i forbindelse med forespørsler, henvendelser eller tjenester. For eksempel å motta nyhetsbrev, invitasjoner, artikler og lignende fra Folla Tech. For å kunne sende til de som måtte ønske dette, registrer vi navn og e-postadresse, og ved enkelte tilfeller hvor vi trenger ytterligere kontaktinformasjon, kan vi også be om telefonnummer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. Du kan når som helst trekke ditt samtykke, og vi vil da slette din kontaktinformasjon fra adresselisten. Ved handel i nettbutikk registreres også betalingsdetaljer og adresse som følge av handelen og forsendelse av varer.

Folla Tech samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på websiden og sosiale medier. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på disse stedene. For eksempel kan det være statistikk om hvor mange som besøker sidene og hvor de kommer fra. Informasjonen kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker. 

Websiden kan inneholde linker til andre websider utenfor Folla Techs kontroll. Denne personvernerklæring gjelder for vår webside, www.follatech.com. Når du dirigeres til en annen webside bør du lese dens personvernpolicy. Folla Tech tar ikke ansvar for andre websiders behandling av dine personopplysninger.

 

E-post, telefon og besøk i Folla Techs lokaler

Folla Tech benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Ansatte benytter e-post og telefon i dialoger med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette dialoger/anropsnummer som ligger lagret og ikke lenger er aktuelle, og minst en gang per år gjennomgå og slette unødvendig innhold. Ved fratreden slettes brukerkontoene, men enkelte relevante dialoger vil normalt bli overført til andre i organisasjonen. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post eller meldinger på telefon. 

Besøkende som autoriseres til å ferdes i Folla Techs lokaler føres opp på en besøksliste. Listen oppbevares maks to år etter besøket.

 

Adresseregister

Folla Tech lagrer kontaktinformasjon til potensielle og eksisterende kunder i en egen database. Opplysningene kan være hentet fra offentlige tilgjengelige kilder eller ved direkte kontakt med vedkommende. Formålet med dette adresseregisteret er å drive markedsføring og kundebehandling for våre produkter og tjenester. Samt koordinere markedsarbeidet i organisasjonen. Også for å finne riktige kontaktpersoner i forbindelse med henvendelser til våre leverandører.

Dersom man ikke ønsker å være en del av adresseregisteret, kan man be om å bli slettet fra dette. Personopplysningene som registreres til dette formålet slettes innen 1,5 år etter at de ble lagt inn i databasen, så fremt det ikke etableres et kundeforhold eller samtykke til fortsatt lagring er gitt.

 

Webanalyse, statistikk og informasjonskapsler («cookies»)

På Folla Techs webside og digitale kanaler logger vi informasjon om besøkende ved hjelp av Google Analytics og webleverandør Wix.com og/eller Sitesmart.se. Informasjonen som logges er avidentifiserte opplysninger om besøkende og kan ikke spores tilbake til enkeltpersonene det gjelder. 

Informasjonskapsel («cookies») kan også lagres når du besøker vår nettside. Opplysningene behandles ikke utover å gi bruker bedre opplevelse av Folla Techs webside. Informasjonskapsler er en standard webteknologi som de fleste nettsider bruker i dag. Vi gjør oppmerksom på at ved å bruke våre websider gir du tillatelse til dette. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksene for dette på din PC/nettleser. Dette kan begrense tilgang og påvirke brukeropplevelse/funksjoner på websiden. Vi benytter oss av analyseverktøyet Google Analytics for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på websiden. I henhold til Google sin personvernpolitikk samles det ikke personlig informasjon om brukerne som kan spore til deg på individnivå.

Formålet er å kunne utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle forstå vår kommunikasjon og bruk av webside. Slik at vi kan tilpasse dette til våre brukere og deres brukeropplevelse.

 

Remarketing

Folla Tech kan i noen tilfeller samle inn informasjon til bruk i remarketing i Google og Facebook. Dette gjør det mulig for Google og Facebook å vise våre målrettede annonser til deg basert på tidligere besøk og søk til vår webside. Disse annonsene kan vises på nettsteder som er en del av Google sitt innholdsnettverk.

Dette brukes for å tilpasse annonser for brukerne og gi mer relevante opplysninger for deg som bruker. I henhold til Google sin personvernpolitikk samles det ikke personlig informasjon om brukerne som kan spore til deg på individnivå. Du kan velge bort bruk av informasjonskapsler på Googles egne annonseinnstillinger og innstillingene for annonsevisning på Facebook.

 

Personvern av barn og unge

Vi samler aldri bevisst inn informasjon om barn og unge under 13 år. Vi har lærlinger som er under 18 år og som inngår i vår personaladministrasjon. Her refererer vi til policyen vår om behandling av personopplysninger i ledd med personaladministrasjon i ovenstående punkt c).

 

Underdatabehandlere

Folla Tech bruker underdatabehandlere (samarbeidspartnere). Vi deler kun opplysningene dine med samarbeidspartnere som leverer tjenester innen drift, vedlikehold eller andre tekniske løsninger. Disse pålegges samme forpliktelser med hensyn til vern og bruk av personopplysninger. En oversikt over underdatabehandlere som benyttes av Folla Tech:

  • Visma.net

  • Microsoft

  • Sparebank1 SMN Regnskap

  • Adcom

  • Gjensidige Forsikring ASA

  • NAV

  • Deloitte

  • DNB

  • Skatteetaten/Altinn.no

  • TEMPUS

  • Google

  • MailChimp (nyhetsbrevleverandør)

  • Wix.com

  • Sitesmart.se

  • Motala revisjon & regnskap

 

Informasjonssikkerhet

Vi er opptatte av informasjonssikkerhet, og har implementert rutiner for å forsikre oss om at personopplysninger som registreres behandles på en trygg og forsvarlig måte. Kun kvalifiserte ansatte har tilgang til personopplysningene og vi tar alltid forholdsregler for å sørge for at informasjonen er beskyttet. Tilgangsrettighetene er tilpasset behovet og er begrenset. Adgangen til informasjonen er sikret med rolle- og tilgangsstyring. Vi benytter oss av teknologi for å hindre at uvedkommende kommer inn på våre systemer og for at data ikke kommer på avveie. Vi vil slette informasjonen din på en sikker måte når den ikke lenger behøves for de ulike formålene i henhold til retningslinjene.

 

Dine rettigheter

Dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger beskrives blant annet av personopplysningsloven. De mest sentrale punktene beskriver vi i korthet her:

  • Det skal være tydelig og enkelt for deg å forstå hvordan Folla Tech jobber med personvern og rutiner rundt dette i henhold til personopplysningsloven og de nye rettighetene.

  • Du skal ha økt kontroll på dine egne personopplysninger og ha muligheten til personlige valg for hvordan Folla Tech kan kontakte deg og/eller oppbevaring/sletting/retting av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke dine samtykker.

  • Du skal ha informasjon og kontaktinformasjon fra Folla Tech for å kunne be om innsyn og tilgang til hva slags personopplysninger vi har om deg og behandling av disse.

 

Kontaktinformasjon

Vi legger til rette for at du kan benytte din faste kontaktperson for spørsmål vedrørende Folla Techs behandling av personopplysninger, og disse vil involvere andre i organisasjonen ved behov. Ellers kan henvendelser også rettes til:

E-post:  post@follatech.no

Postadresse: Industrivegen 1, 7796 FOLLAFOSS, NORGE (mrk. Personvern)

 

Endringer i personvernerklæringen

Det kan forekomme endringer i vår personvernerklæring. Vi oppfordrer derfor til å jevnlig undersøke vår webside for endringer.